Halokaltim.com – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang melakukan verifikasi lapangan ke Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Bontang, Jumat (25/9/20). Verifikasi ini sebagai lanjutan dari program Good Archival Governance Awards (Gagas).
“Selain verifikasi gagas, kami juga sekaligus melakukan audit kearsipan sebagai kewajiban kami di LKD (Lembaga Kearsipan Daerah, Red.) ke OPD (Organisasi Perangkat daerah, Red.),” ujar Kabid Kearsipan DPK Bontang, Nurbaena.
Dirinya menjelaskan, Disdukcapil masuk dalam kategori 6 besar Gagas, sehingga dilakukan verifikasi lapangan. Ini merupakan verifikasi kedua DPK setelah sebelumnya di Sekretariat DPRD Bontang.
Selama melakukan proses verifikasi dan audit, tim dari DPK Bontang memusatkan penilaian di ruang rapat Disdukcapil. Adapun yang diaudit adalah bagian umum dan kepegawaian, bagian perencanaan dan keuangan, bidang pelayanan pendaftaran penduduk, bidang pelayanan pencatatan sipil, serta bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan dan pemanfaatan data.
“Kami melakukan audit terhadap keseluruhan elemen penyelenggaraan kearsipan, mulai dari proses penciptaan, pemberkasan dan penataan, penyimpanan dan pemeliharaan, sampai penyusutan arsip,” tuturnya.
Nurbaena memaparkan, audit kearsipan ini didasarkan pada empat pilar kearsipan. Di antaranya Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 4 Tahun 2011 tentang pedoman tata naskah dinas di lingkungan Pemkot Bontang, Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 17 Tahun 2017 tentang pedoman tata kearsipan, Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 8 Tahun 2018 tentang pedoman jadwal retensi arsip substantif pemerintah daerah, Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 23 Tahun 2018 tentang pedoman jadwal retensi arsip fasilitatif pemerintah daerah, dan Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 37 Tahun 2019 tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.
“Hasil risalah dari audit dan verifikasi ini, akan disampaikan kembali ke Disdukcapil Bontang dan diberikan kesempatan untuk membaca serta menelaah. Jika ada sanggahan, maka akan dilakukan revisi dengan menampilkan faktor pendukung. Dan setelah semua disetujui, terakhir dilakukanlah penandatanganan berita acara,” terangnya.
Sebagai informasi, Gagas merupakan penghargaan tata kelola kearsipan yang baik yang diwujudkan dalam sebuah perlombaan antar Organisasi Perangkat Daerah (OPD) se-Bontang. Dengan adanya lomba ini diharapkan, seluruh OPD bisa semakin termotivasi untuk melakukan penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik.
Gagas sudah dilaksanakan DPK sejak 2018 lalu. Pada tahun pertama, Sekretariat Daerah (Setda) Bontang berhasil menyabet piala bergilir sebagai juara 1. Lalu di tahun 2019, piala bergilir tersebut direbut oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud). (afq/adv)
