Halokaltim.com – Sebagai rangkaian dari program Good Archival Governance Awards (Gagas), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang melakukan verifikasi lapangan ke Sekretariat DPRD Bontang di Kelurahan Bontang Lestari, Selasa (22/9/20).
Sebagai informasi, Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang lebih dikenal dengan sebutan Setwan tersebut masuk dalam kategori 6 besar Gagas, sehingga dilakukanlah verifikasi lapangan.Verifikasi ini merupakan verifikasi hari pertama yang dilakukan DPK Bontang dari 6 Perangkat daerah yang masuk nominasi di tahun ini.
“Selain verifikasi, kami juga melakukan audit kearaipan. Audit Ini merupakan kewajiban kami selaku LKD (Lembaga Kearsipan Daerah, Red.) untuk melakukan audit ke Perangkat daerah” ujar Kasi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan DPK Bontang, Hapidah.
Selama melakukan proses verifikasi sekaligus audit, tim dari DPK Bontang mendatangi sejumlah bagian-bagian yang ada di Sekretariat DPRD Bontang, mulai dari Bagian Umum dan Keuangan, Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan, serta Bagian Persidangan dan Perundang-undangan. Tim DPK melakukan audit terhadap keseluruhan elemen penyelenggaraan kearsipan, mulai dari proses penciptaan, pemberkasan dan penataan, penyimpanan dan pemeliharaan, sampai penyusutan arsip.
“Audit kearsipan didasarkan pada empat pilar kearsipan, seperti Peraturan Walikota Bontang Nomor 4 Tahun 2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Bontang, Peraturan Walikota Bontang Nomor 17 Tahun 2017 Tentang Pedoman Tata Kearsipan, Peraturan Walikota Bontang Nomor 8 Tahun 2018 Tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif Pemerintah Daerah, Peraturan Walikota Bontang Nomor 23 Tahun 2018 Tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Pemerintah Daerah, dan Peraturan Walikota Bontang Nomor 37 Tahun 2019 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis” jelasnya.
Hasil risalah dari audit dan verifikasi ini kata Hapidah, akan disampaikan kembali ke Sekretariat DPRD dan diberikan kesempatan untuk membaca serta menelaah. Jika ada sanggahan, maka akan dilakukan revisi dengan menampilkan faktor pendukung. Dan setelah semua disetujui, terakhir dilakukanlah penandatanganan berita acara.
Sebagai informasi, Gagas merupakan penghargaan tata kelola kearsipan yang baik yang diwujudkan dalam sebuah perlombaan antar Organisasi Perangkat Daerah (OPD) se-Bontang. Dengan adanya lomba ini diharapkan, seluruh OPD bisa semakin termotivasi untuk melakukan penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik.
Gagas sudah dilaksanakan DPK sejak 2018 lalu. Pada tahun pertama, Sekretariat Daerah (Setda) Bontang berhasil menyabet piala bergilir sebagai juara 1. Lalu pada 2019, piala bergilir tersebut direbut oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud). (adv/afq)
