Halokaltim – Memastikan pengelolaan arsip pada setiap OPD di Kalimantan Timur berjalan sesuai mekanisme, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur sukses menggelar Rapat Koordinasi Pengawasan Sistem Kearsipan Internal, pada Selasa (31/10).
Dihadiri oleh 13 OPD dengan jumlah 30 peserta, Diskusi dua arah bersama pengelola arsip pada masing-masing OPD digelar oleh Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim, hadir langsung membuka kegiatan, Plh Kepala DPK Kaltim, Taufik, S.Sos, M.Si berharap pertemuan dapat meningkatkan kesadaran masing-masing OPD bahwa pengelolaan arsip harus berdasarkan mekanisme dan standar. Agar arsip pada OPD dapat terawat dan terselamatkan apabila sewaktu-waktu musibah seperti kehilangan, kerusakan, hingga bencana dapat mengancam pada arsip.
“DPK Kaltim tidak bermaksud menggurui setiap peserta yang hadir pada rapat ini. Sebagai dinas yang bertugas melakukan pembinaan dan pendampingan kami berusaha memastikan tata kelola arsip dapat ditaati guna arsip yang tersusun secara rapi dan terstruktur,” papar Taufik saat membuka acara.
Senada dengan Taufik, Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan, Diana Rosalita, SE, berharap diskusi pengawasan internal dapat menjadi ruang bagi setiap pengelola arsip untuk menyampaikan progres, kendala, serta hal-hal yang masih membutuhkan bimbingan oleh DPK Kaltim mengenai arsip agar mendapatkan titik terang dalam pelaksanaan.
“Kegiatan ini membantu OPD dalam mempersiapkan audit dan tata cara serta tata naskah keaarsipan yang tepat,” ucap Perempuan yang akrab disapa Nana tersebut pada Ruang Balai Pustaka DPK Kaltim.
Diikuti dengan baik oleh peserta, narasumber pada rapat menghadirkan Arsiparis Ahli Muda, Zainuddin, S.Pi, Pembahasan dari rapat mengenai proses audit yang akan dilaksanakan mulai bulan Januari sampai dengan bulan November 2024. Pemberian waktu audit untuk setiap OPD adalah 3 hari kerja Opd yang belum melakukan audit untuk priode kebijakan pengawasan tahun 2021 hingga 2024 berjumlah 22 OPD. Pada bulan Juli hingga November 2024 direncanakan melakukan audit terhadap OPD yang tersisa dari 22 OPD yang belum diaudit.
