Inginkan Pengelolaan Arsip OPD Sesuai Standarisasi, Kepala Dispursip Balikpapan Akan Lakukan Pemetaan

Halokaltim – Pengelolaan kerarsipan sangat penting untuk dilakukan sebagai upaya penyelamatan aset suatu daerah baik dalam bentuk cetak dan digital. Untuk itu Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan berharap seluruh OPD di Kota Balikpapan dapat mengelola kearsipannya secara baik, tujuannya tentu dokumen penting tersebut tidak tercecer dan dapat mudah ditemukan dengan satu basis data.

Kepala dinas perpustakaan dan kearsipan kota Balikpapan Sutadi menuturkan pengelolaan arsip di OPD Balikpapan ada yang sudah mendekati standar nasional dan ada juga yang belum standar “nanti kita memetakan apakah setiap OPD itu sudah mengelola arsip itu dengan benar, kita mempunyai beberapa indikator yang harus dilakukan seperti daftar arsip, data lisensi dan data publikasi, itu akan coba kita lakukan”, Ucap Sutadi ketika diwawancarai awak media pada kegiatan sosialisasi undang-undang RI nomor 13 tahun 2018 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam se-kalimantan timur 2022.

Mantan Kepala Diskominfo Balikpapan ini menguraikan saat ini proses akreditasi telah dilakukan di 7 OPD besar seperti melakukan audit internal untuk membuktikan apakah OPD terkait sudah mengelola kearsipan dengan baik dan mempunyai ruangan kearsipan khusus untuk menyimpan literature “tanggung jawab arsip itu terletak di masing-masing OPD, itu masa lisensinya 10 tahun, bisa dibayangkan setiap OPD itu setiap harinya mengeluarkan dan menciptakan dokumen arsip dan tidak dikelola akan menumpuk dan akan susah untuk dicari kembali”, terang Sutadi.

Sutadi menerangkan tahapan pendampingan akan dilakukan oleh Dispursip Balikpapan terhadap OPD seperti melakukan bimbingan teknis agar pengelolaan arsip dapat terstandar sesuai peraturan yang ada “kita sudah coba lakukan dan sosialisasi agar masing-masing OPD dapat menyiapkan sumber daya manusianya, sarana dan prasarananya, nantinya secara teknis pendampingan pengelolaan arsip akan diberikan oleh tenaga ahli di Dispursip Balikpapan, tahun depan akan kita tingkatkan lagi pengawasan kearsipan untuk membenahi arsip yang berantakan sesuai standar”, Tutup Sutadi. (dy/ADV)